Bei kleinen Unternehmen hängt der IT-Betrieb oft an wenigen Personen und vielen Einzelentscheidungen. Solange alles funktioniert, fällt das kaum auf. Spätestens bei einem Geräteausfall, einem Mitarbeiterwechsel oder einem verlorenen Zugang zeigt sich jedoch, ob die wichtigsten Informationen dokumentiert sind.

Eine gute IT-Dokumentation muss für ein KMU weder kompliziert noch umfangreich sein. Sie sollte vor allem die Fragen beantworten, die im Störungsfall Zeit kosten. Die folgende Checkliste eignet sich als Grundlage für eine Bestandsaufnahme der IT-Betreuung.

1. Geräte und Arbeitsplätze

Welche PCs, Notebooks, Smartphones, Drucker und sonstigen Geräte werden geschäftlich genutzt? Wichtig sind Modell, Benutzer, Standort, Betriebssystem und – wenn relevant – Garantie oder Leasing. Eine einfache Geräteliste verhindert, dass bei Problemen zuerst recherchiert werden muss, welches Gerät überhaupt betroffen ist.

2. Benutzerkonten und Zuständigkeiten

Es sollte nachvollziehbar sein, welche Benutzerkonten existieren, wer sie benötigt und wer administrative Rechte besitzt. Passwörter gehören dabei nicht in eine normale Dokumentation. Entscheidend ist, dass klar ist, wo Zugangsdaten sicher verwaltet werden und wer im Notfall berechtigt ist, darauf zuzugreifen.

3. Microsoft 365, E-Mail und Cloud-Dienste

Dokumentiert werden sollten Tenant, Domains, Lizenzen, zentrale Administratorrollen und wichtige Dienste wie Exchange, Teams, SharePoint und OneDrive. Auch externe SaaS-Dienste gehören in die Übersicht, wenn sie für den Betrieb wichtig sind.

4. Internet, Netzwerk und WLAN

Wer ist Internetanbieter? Welche Router, Switches oder Access Points sind im Einsatz? Gibt es getrennte WLAN-Netze für Mitarbeitende und Gäste? Wo befindet sich die Netzwerkhardware? Schon diese wenigen Angaben verkürzen die Fehlersuche bei Verbindungsproblemen deutlich.

5. Domains, Website und DNS

Domain-Registrar, Hosting-Anbieter, DNS-Verwaltung und verantwortliche Konten sollten bekannt sein. Gerade bei kleinen Unternehmen bleiben Domains oder Websites manchmal jahrelang an persönliche E-Mail-Adressen oder frühere Dienstleister gebunden. Das wird spätestens beim Anbieterwechsel zum Problem.

6. Backup und Wiederherstellung

„Wir haben ein Backup“ reicht als Information nicht. Wichtig ist: Was wird gesichert? Wohin? Wie oft? Wie lange werden Versionen aufbewahrt? Und wurde eine Wiederherstellung bereits getestet? Eine Sicherung ist erst dann wirklich hilfreich, wenn klar ist, wie Daten im Notfall zurückgeholt werden.

7. Sicherheitsmaßnahmen

Zur Basis gehören unter anderem Multi-Faktor-Authentifizierung, aktuelle Systeme, getrennte Benutzer- und Administratorkonten sowie ein nachvollziehbarer Umgang mit Berechtigungen. Welche zusätzlichen Maßnahmen sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen, den Daten und den eingesetzten Systemen ab.

8. Lieferanten und externe Ansprechpartner

Internetanbieter, Telefonie, Kassensystem, Hosting, Druckerwartung oder branchenspezifische Software: Für wichtige Dienste sollten Anbieter, Vertragsbezug und Supportkontakt dokumentiert sein. So muss im Störungsfall nicht erst geklärt werden, wer überhaupt zuständig ist.

9. Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden

Ein kurzer Onboarding- und Offboarding-Ablauf verhindert vergessene Konten und Zugriffe. Welche E-Mail-Adresse, Gruppen, Anwendungen, Geräte und Freigaben benötigt eine neue Person? Was muss am letzten Arbeitstag deaktiviert, übertragen oder archiviert werden?

10. Was passiert bei einer Störung?

Mitarbeitende sollten wissen, an wen sie sich wenden und welche Informationen bei einer Störungsmeldung hilfreich sind. Für kritische Systeme sollte außerdem klar sein, welche Ausfälle besonders dringend sind und welcher Ansprechpartner Entscheidungen treffen kann.

Eine einfache Dokumentation ist besser als keine

Für ein kleines Unternehmen reicht zu Beginn häufig eine gepflegte Übersicht mit Geräten, Konten, Anbietern, Verantwortlichkeiten und Backup-Informationen. Entscheidend ist, dass sie aktuell bleibt und nicht nur im Kopf einer einzelnen Person existiert.

Hatamian unterstützt Unternehmen bei IT-Support und IT-Betreuung in Wien mit Bestandsaufnahme, strukturierter Dokumentation und der schrittweisen Behebung der wichtigsten technischen Schwachstellen. Wenn Sie prüfen möchten, wie gut Ihre aktuelle IT dokumentiert ist, können Sie über die Kontaktseite eine kurze Beschreibung Ihrer Umgebung senden.